A programnapnál hosszabb a feladatlista
Egy közösségi esemény munkája jóval a megnyitó előtt elkezdődik. A helyszínegyeztetés, az eszközök előkészítése, a résztvevők tájékoztatása és az utólagos rendrakás külön sor legyen a tervben. A lezáró dokumentálás is kapjon felelőst, ha arra szükség van.
A feladatot írjuk le, ne csak a szerepet
A szervező vagy segítő megnevezés túl tág lehet. Pontosabb például: szombaton 8 és 10 óra között a regisztrációs asztal felállítása és a jelentkezők fogadása. Az egyértelmű időtartam és eredmény alapján könnyebb eldönteni, ki mit tud vállalni.
Készüljön egyszerű kapacitástábla
Minden feladathoz tartozzon időigény, szükséges létszám, felelős és helyettesítési lehetőség. Belső tervezési példaként két ember háromórás munkája hat emberórát jelent. Ez a becslés a munkaszervezést segíti; önmagában nem teszi a ráfordítást egy pályázatban elszámolhatóvá.
A vállalásokat előre erősítsük meg
A névsor és a ténylegesen visszaigazolt részvétel különböző dolog. A szervezés során legyen alkalom jelezni az időbeli korlátokat és az esetleges speciális feladatokhoz szükséges tudást. A kiesésre legyen egyszerű terv: ki vehet át feladatot, és mely programelem csökkenthető szükség esetén?
A tapasztalat kerüljön át a következő tervbe
Az esemény után röviden gyűjtsük össze, hol lett kevés vagy túl sok az ember, és mely feladatra kellett a vártnál több idő. A következő program költség- és szakmai terve így már saját tapasztalatra épülhet. Pályázati vállaláskor a dokumentálási követelményeket külön, a konkrét felhívás szerint kell ellenőrizni.